Vuoteni tapahtumavastaavana

Sykkiikö sinunkin sydämesi yhteisöllisyyden luomiselle ja hauskanpidolle? Oletko järjestelmällinen, osaava aikatauluttaja, hyvä kommunikoija ja haluat saada ihmiset viihtymään? Tykkäätkö käydä tapahtumissa ja jopa järjestää niitä? Jos vastasit kyllä, sinusta voisi olla VYY:n tapahtumavastaavaksi!

Olen Aleksi Rönkä, VYY:n hallituksen 2025 tapahtumavastaava, hallituksen “cool” uncle ja vuoden eniten vuosijuhlia ravannut -tittelin kantaja. Tervetuloa lukemaan, kuinka päädyin tapahtumavastaavaksi, mitä tehtävään kuuluu ja millainen vuoteni pestissä oli.

Äiti ei kasvattanut pelkuria!

Olen taustaltani tradenomi Jyväskylän ammattikorkeakoulusta. Siellä toimin tutorina 2019 ja poikkitieteellisen baarikierrostapahtuman vastaavana (3miot) 2022. Samalla innostuin tapahtumien järjestämisestä ja hallitustoiminnasta, mutta harmikseni valmistuin 2023, joten siihen jäi korkeakouluaktiivin elämä.

Tavoitteeni oli kuitenkin päästä yliopistoon, ja keväällä 2024 hainkin Vaasaan. Voi sitä juhlaa, kun sain tietää, että pääsisin syksyllä 2024 aloittamaan opinnot talousoikeuden maisteriohjelmassa. Päätin heti, että haen aktiivitoimintaan mukaan.

Kun haku VYY:n hallitukseen oli auki, tutustuin kurssilla entiseen tapahtumavastaavaan, joka suositteli pestiä minulle. Sain hallituksenmuodostaja Jennin yhteystiedot ja utelin lisää tehtävistä. Pitkän ja mukavan puhelun jälkeen pohdin vielä yön yli, laitanko hakemuksen. Hallitukseen hakeminen tuntui hypyltä syvään päätyyn. Olinhan maisterifuksi, jolla oli vasta muutaman kuukauden kokemus Vaasan yliopistosta ja yliopistoelämästä.

Mutta äiti ei kasvattanut pelkuria! Laitoin hakemuksen vetämään ja kävin haastattelussa. Valinta osui minuun, ja edustajisto hyväksyi minut vuoden 2025 tapahtumavastaavaksi. Jännitys tulevasta vuodesta oli suuri, mutta myös hyvällä tavalla.

Läsnäoleva ja lähestyttävä VYY

Alkuvuosi oli täynnä perehdytyksiä ja tutustumista uusiin hallituskavereihin ja Konttorin väkeen eli VYY:n henkilökuntaan. Tammikuussa pääsin myös hallitustoimintaan kiinni ja toteuttamaan ensimmäistä tapahtumaa eli Bilekauden avajaisia. 

Opettelin Kide.appiin tapahtumien tekoa ja tapahtumakalenterin ylläpitoa. Pientä stressiä ja jännitystä aiheutti Wappuputkinnon organisointi. Olin kuullut etukäteen, että se on tapahtumavastaavan vaikein tehtävä. Onneksi koko hallitus osallistui suunnitteluun ja toteutukseen, joten missään vaiheessa en jäänyt yksin!

Hyvää saa aikaiseksi, kun suunnittelee ja kommunikoi hyvin ja ajoissa ja tekee asioita yhdessä. Wappu alkoikin suunnittelupalaverilla, jossa VYY:n piirissä toimivat järjestöt kokoontuivat puhumaan putkinnon sisällöstä ja aikatauluista. Meidän omia wapputapahtumia ovat simajooga, HerkkuAppro, wappupiknik, Topeliuksen lakitus ja Wappusillis. 

Näkyvä ja läsnäoleva VYY on lähestyttävä VYY. Wappu olikin vauhdikas, kun työstimme VYY:n tapahtumia ja osallistuimme muihin tapahtumiin. Järjestäminen vaatii yhteydenottoja eri paikkoihin, neuvotteluja, opastamista, aikatauluista sopimista ja monessa paikassa oloa. 

Wapun päättyminen tarkoitti kevätlukukauden loppumista, ja käänsin silloin katseeni kohti syksyn tapahtumia yhteisessä suunnittelupalaverissa. Kevätlukukausi 2025 oli työntäyteinen, täynnä isoja oppeja ja ihania kokemuksia. Kesällä hallitushommat rauhoittuivat ja keskityimme kaikki kesätöihin ja -opintoihin sekä tietysti rentoutumiseen. Hallituksen kesken kokoonnuimme viettämään kesällä yhteistä mökkiviikonloppua.

Syksyn tapahtumia ja fuksiviikkojen hauskuutta

Elokuun alkaessa hallitus aktivoitui ja valmistautui ottamaan uudet fuksit vastaan. Koska tutorprojekti järjestää fuksitapahtumia, on hallituksen tapahtumavastaavan tehtävänä näkyä fukseille ja olla VYY:n edustajana läsnä ja tukena. Fuksiviikot olivat hauskaa aikaa, jolloin pidimme ständejä yhdessä muiden järjestöjen kanssa. Pääsin juttelemaan paljon uusien VYY:n jäsenten kanssa!

Syksyllä tapahtumavastaava järjestää yhden fuksitapahtuman eli Lyyrajaiset. Se on arvokas juhla, jonka tapahtumavastaavana pääsin juontamaan. Lyyrajaisissa juhlistimme uusien opiskelijoiden akateemisen elämän alkua ja fuksit saivat kiinnittää ylioppilaslakkiinsa VYY:n kokardin opiskelupaikkansa symbolina. Kuulimme juhlavia puheita ja Vaasan ylioppilaskuoron kaunista laulua.

Tapahtumavastaavan syksyyn kuuluivat myös 

• haalaribileet eli lukuvuoden ensimmäiset yhteiset opiskelijabileet
• SporttiAppro, jossa pääsimme liikkumaan yhdessä erilaisilla suorituspaikoilla
• Bilekauden päättäjäiset, jotka ovat VYY:n lukukauden päätösbileet.
• Itsenäisyyspäivän soihtukulkue vuoden 2025 päätöksenä.

Aika meni liian nopeasti

Vuosi hallituksessa on ollut menontäyteinen. Ajoittain tuntui, että aika meni liian nopeasti eikä tylsää kerennyt tulemaan! Nautin, kun pääsin tekemään ja olemaan yhdessä mahtavan hallitus- ja konttoriporukan kanssa ja toteuttamaan tapahtumia. Jokaisen tapahtuman onnistuttua tuli hyvä raukea olo, varsinkin kun kuuli, että osallistujilla oli mukavaa. Yhdessä tapahtumiin osallistuminen lähensi myös meitä hallituslaisia keskenämme, joten tulevat hallituslaiset voivat varmasti odottaa samaa. 

Tapahtumavastaavan tehtävää ja yleisesti VYY:n hallitukseen hakua voin suositella kaikille!

Aleksi Rönkä
hallituksen jäsen, tapahtumat